Indonesia telah menjadi salah satu destinasi bisnis utama di Asia Tenggara. Stabilitas ekonomi, sumber daya manusia yang besar, serta posisi strategis menjadikan banyak perusahaan asing tertarik membuka kantor perwakilan di tanah air.
Namun sebelum beroperasi, setiap perusahaan asing wajib memahami aturan hukum dan izin pendirian kantor perwakilan yang berlaku di Indonesia.
Artikel ini akan menjelaskan secara singkat dan jelas mengenai jenis-jenis kantor perwakilan perusahaan asing (KPPA dan KP3A), proses pengajuan izin melalui OSS (Online Single Submission), serta tips praktis agar proses pendirian kantor berjalan lancar.
Apa Itu Kantor Perwakilan Perusahaan Asing?
Menurut Peraturan Menteri Investasi/BKPM Nomor 5 Tahun 2025, perusahaan asing dapat mendirikan dua jenis kantor perwakilan di Indonesia, yaitu:
- Kantor Perwakilan Perusahaan Asing (KPPA)
Bertugas menjadi perpanjangan tangan perusahaan induk di luar negeri untuk melakukan kegiatan non-komersial, seperti koordinasi, pengawasan, dan persiapan ekspansi usaha. - Kantor Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing (KP3A)
Didirikan oleh perusahaan asing atau gabungan perusahaan asing untuk memperkenalkan produk, melakukan riset pasar, dan mendukung kegiatan ekspor-impor, tanpa melakukan transaksi penjualan langsung di Indonesia.
Perbedaan utamanya terletak pada fungsi dan tujuan:
KPPA berfokus pada representasi dan koordinasi, sedangkan KP3A berfokus pada promosi dan riset perdagangan.
Fungsi dan Pembatasan Kegiatan KPPA
Sebagai entitas non-komersial, KPPA tidak boleh melakukan kegiatan usaha yang menghasilkan pendapatan. Ruang lingkup kegiatan KPPA dibatasi hanya untuk:
- Mengawasi, mengkoordinasikan, dan menjadi penghubung dengan kantor pusat di luar negeri;
- Mempersiapkan pendirian perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA);
- Berlokasi di gedung perkantoran resmi di ibu kota provinsi;
- Tidak diperkenankan melakukan kontrak atau transaksi jual beli;
- Tidak boleh turut serta dalam pengelolaan perusahaan anak di Indonesia.
Kepala KPPA wajib berdomisili di Indonesia dan bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan operasional. Bila yang bersangkutan adalah WNA, maka wajib mempekerjakan tenaga kerja lokal sesuai ketentuan hukum.
Prosedur dan Dokumen Izin KPPA
Untuk mendapatkan izin operasional, KPPA wajib memiliki Nomor Induk Berusaha (NIB) melalui sistem OSS (Online Single Submission).
Berikut dokumen yang perlu disiapkan:
- Akta pendirian dan pengesahan perusahaan dari negara asal;
- Surat penunjukan (letter of appointment) dari perusahaan induk, dilegalisasi melalui Apostille atau kedutaan RI;
- Bukti sewa kantor di Indonesia;
- Surat keterangan dari perwakilan RI di negara asal;
- Data kegiatan usaha dan pernyataan K3L (Keamanan, Keselamatan, Kesehatan, dan Lingkungan).
NIB ini berfungsi sebagai identitas resmi perusahaan dan berlaku selama KPPA menjalankan kegiatan representatif di Indonesia.
Fungsi dan Kewajiban KP3A
Berbeda dari KPPA, KP3A diperbolehkan melakukan kegiatan promosi dan penelitian pasar untuk produk-produk perusahaan induk di luar negeri. Berdasarkan Permendag No. 10 Tahun 2006 (beserta perubahan-perubahannya), KP3A dapat melakukan:
- Promosi dan pengenalan produk kepada calon mitra di Indonesia;
- Memberikan informasi teknis dan petunjuk penggunaan produk;
- Melakukan riset pasar dan pengawasan penjualan;
- Menjalin kerja sama ekspor atas nama perusahaan induk.
Meski begitu, KP3A tetap dilarang melakukan transaksi jual beli langsung di dalam negeri.
Izin NIB dan SIUP3A untuk KP3A
Selain NIB, KP3A juga wajib memiliki SIUP3A (Surat Izin Usaha Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing).
Kedua izin ini diperoleh melalui OSS dengan melampirkan dokumen sebagai berikut:
- Letter of appointment yang dilegalisasi oleh otoritas berwenang;
- Surat pernyataan bahwa KP3A tidak melakukan transaksi perdagangan langsung;
- Surat keterangan dari Atase Perdagangan RI di negara asal;
- Identitas pimpinan KP3A (KTP atau paspor);
- Data tenaga kerja dan rencana kegiatan usaha;
- Pernyataan mandiri K3L.
Setelah pendaftaran, Kementerian Perdagangan akan memverifikasi dokumen dalam waktu 5 hari kerja. Jika semua syarat terpenuhi, NIB dan SIUP3A akan otomatis diterbitkan melalui OSS.
Pentingnya OSS dan Legalitas Digital
Sistem OSS (Online Single Submission) kini menjadi satu-satunya jalur resmi untuk mengajukan izin berusaha di Indonesia, termasuk izin perwakilan asing.
Melalui OSS, proses menjadi lebih cepat dan transparan, namun kesalahan input atau dokumen yang tidak sesuai dapat menyebabkan penolakan otomatis.
Karenanya, penting untuk memastikan seluruh dokumen legal, diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah bila perlu, dan sesuai standar Apostille.
Tips Praktis bagi Perusahaan Asing
- Pastikan bentuk kantor sesuai kebutuhan.
Jika hanya untuk pengawasan atau representasi, pilih KPPA. Jika untuk promosi perdagangan, pilih KP3A. - Gunakan alamat kantor komersial yang sah.
OSS hanya menerima bukti sewa dari gedung perkantoran yang legal dan sesuai zonasi. - Siapkan dokumen hukum dari negara asal dengan legalisasi internasional (Apostille).
- Gunakan jasa konsultan legal dan perizinan profesional.
Karena sistem OSS menghubungkan Kementerian Investasi, Kemendag, dan lembaga lainnya, pendampingan yang berpengalaman akan mempercepat proses dan menghindari kesalahan administrasi.
Kesimpulan
Mendirikan kantor perwakilan perusahaan asing di Indonesia membutuhkan pemahaman menyeluruh tentang regulasi perizinan dan koordinasi lintas instansi.
Baik KPPA maupun KP3A memiliki ketentuan yang berbeda, namun keduanya berperan penting sebagai jembatan bisnis antara perusahaan asing dan Indonesia.
Dengan dukungan profesional yang tepat, proses pendirian dapat berjalan lebih efisien, transparan, dan sesuai hukum.
