Saat ini, perkembangan teknologi telah memungkinkan kita untuk memiliki dokumen dalam bentuk digital atau yang dikenal sebagai soft copy. Dalam konteks perizinan usaha, beberapa dokumen seperti Nomor Induk Berusaha (NIB) dan izin usaha perusahaan juga dapat diperoleh dalam bentuk soft copy.
Secara hukum, dokumen digital yang diterbitkan oleh instansi pemerintah yang berwenang dianggap sah. Oleh karena itu, Anda tidak perlu mencetak ulang dokumen tersebut jika Anda telah menerimanya dalam bentuk soft copy. Dokumen digital memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen cetak, selama dokumen tersebut diterbitkan oleh instansi yang berwenang.
Keabsahan Dokumen Soft Copy
Dalam rangka memastikan keabsahan dokumen soft copy, instansi pemerintah yang menerbitkan dokumen tersebut biasanya melengkapi dokumen dengan barcode. Barcode ini berfungsi sebagai tanda verifikasi keaslian dokumen. Dengan menggunakan teknologi pemindaian barcode, Anda dapat memverifikasi keaslian dokumen soft copy yang Anda terima.
Keberadaan barcode pada dokumen soft copy juga mempermudah proses pengecekan keaslian dokumen oleh pihak yang berwenang. Anda dapat memberikan dokumen soft copy kepada pihak yang membutuhkannya, seperti pihak bank atau mitra bisnis, dan mereka dapat melakukan verifikasi dengan memindai barcode yang terdapat pada dokumen tersebut.
Keuntungan
Meskipun dokumen soft copy dianggap sah secara hukum dan telah dilengkapi dengan barcode untuk memverifikasi keaslian, ada beberapa keuntungan yang dapat Anda peroleh dengan mencetak dokumen soft copy.
Pertama, dengan mencetak dokumen soft copy, Anda memiliki salinan fisik yang dapat dengan mudah diakses dan disimpan. Meskipun dokumen soft copy dapat disimpan dalam perangkat elektronik, adanya salinan fisik dapat memberikan keamanan tambahan dalam hal kehilangan atau kerusakan perangkat elektronik.
Kedua, dengan mencetak dokumen soft copy, Anda juga dapat membagikan dokumen tersebut dengan lebih mudah kepada pihak yang membutuhkannya. Beberapa pihak mungkin lebih nyaman menerima dokumen dalam bentuk cetak daripada dokumen dalam bentuk digital.
Ketiga, mencetak dokumen soft copy juga dapat membantu dalam proses pengarsipan dan pemeliharaan catatan perusahaan. Dengan memiliki salinan fisik dokumen, Anda dapat mengorganisir dokumen tersebut dengan lebih mudah dan memastikan keberlanjutan aksesibilitasnya dalam jangka waktu yang lebih lama.
Kesimpulan
Secara hukum, dokumen soft copy yang diterbitkan oleh instansi pemerintah yang berwenang dianggap sah. Dokumen tersebut telah dilengkapi dengan barcode untuk memverifikasi keaslian. Oleh karena itu, Anda tidak perlu mencetak ulang dokumen soft copy seperti NIB dan izin usaha perusahaan Anda.
Meskipun demikian, mencetak dokumen soft copy dapat memberikan keuntungan tambahan, seperti keamanan fisik, kemudahan berbagi, dan pengarsipan yang lebih mudah. Keputusan untuk mencetak dokumen soft copy atau tidak dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi perusahaan Anda.
